KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Mathverse, Orijin Dijital Yayıncılık Ltd. Şti.’nin bir markasıdır. Veri sorumlusu: Orijin Dijital Yayıncılık Ltd. Şti. · Esenboğa Havalimanı Yolu, Saray Cumhuriyet Mah. Barış Manço Cad. No:16/1 Pursaklar / Ankara.

Telefon: 0505 662 58 02 · E-posta: [email protected] · Vergi dairesi / no: Başkent V.D. / 6470739914 · MERSİS: 0647073991400001

2. Hangi verileri işliyoruz?

Ön kayıt (bekleme listesi): velinin adı soyadı, e-posta adresi, isteğe bağlı telefon numarası, il, çocuğun sınıf düzeyi, aydınlatma metnini okuduğuna ilişkin kayıt, verilmişse ticari ileti onayı; onayın kanıtı olarak gönderim anındaki IP adresi, tarayıcı bilgisi ve tarih; site bağlantısıyla gelmişse reklam kampanyası kaynağı (utm etiketleri ve okul/bayi kaynak kodu).

Sipariş ve hesaplar: siparişi veren alıcının adı soyadı, e-posta adresi, cep telefonu ve ili; her öğrencinin adı soyadı ve sınıf düzeyi; velisi başka biri olan öğrenci için o velinin adı soyadı, e-posta adresi ve isteğe bağlı telefonu; sipariş, fatura ve ödeme referans kayıtları; veli hesabının kullanıcı adı, belirlenmişse şifrelenmiş (geri çevrilemez biçimde saklanan) parolası ve veli paneline giriş için gönderilen tek kullanımlık kodların gönderim kayıtları; onaylanan sözleşme sürümü, onay tarihi, IP adresi ve tarayıcı bilgisi; sipariş bir okul veya bayi bağlantısıyla geldiyse o okulun veya bayinin kodu ve okul kodu varsa velinin okulla rapor paylaşımına rıza verip vermediği, rıza tarihi ve rıza metninin sürümü. Bayi aracılığıyla yapılan kayıtlarda bu bilgileri bayi, bayi panelinden girer.

Basılı sertifika ek hizmeti: isteğe bağlı basılı sertifika ve kargo seçilirse teslimat için alıcının adı soyadı, teslimat adresi ve telefon numarası ile gönderi takip kaydı. Bu seçenek seçilmezse adres bilgisi bu amaçla istenmez.

Evden basılı sınav: uygulama merkezine gidemeyen öğrenci için basılı kitapçık ve optik formun gönderilmesi amacıyla velinin bildirdiği teslimat adresi, alıcının adı soyadı ve telefon numarası ile gönderi takip kaydı; velinin yüklediği optik form fotoğrafı.

Online sınav: öğrencinin verdiği cevaplar; sınav cihazının eşlenmesine ve velinin bu cihazı onaylamasına ilişkin kayıtlar; oturumu başlatma ve teslim zamanları ile harcanan süre; sınav sırasında sekme değiştirme veya pencereden ayrılma (odak kaybı) olaylarının sayısı; oturum güvenliği verileri (IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi); öğrenciye özel soru ve şık sırasını belirleyen teknik değer.

Basılı sınav, sonuçlar ve sertifika: öğrencinin atandığı uygulama merkezi (okul), basılı sınavdaki yoklama ve cevap kâğıtları; beceri alanlarına göre puanlar, sınıf düzeyindeki yüzdelik dilim ve beceri raporu; Ulusal Final’e davet edilen öğrenciler için davet, katılım ve madalya bilgisi; sertifika bilgileri ve doğrulama kodu.

Okul ve bayi başvuruları: başvuran okulun veya kişinin/firmanın adı, il ve ilçesi, yetkili kişinin adı soyadı, telefon numarası ve e-posta adresi, okul için tahmini öğrenci sayısı, bayi için faaliyet alanı ile aydınlatma metnini okuduğuna ilişkin kayıt.

Destek ve iletişim: destek talepleri ve itirazlarda paylaştığınız bilgiler ile yazışma içerikleri; size gönderilen e-postaların gönderim ve teslim durumu kayıtları.

Kimlik numarası talep edilmez. Kart numarası ve güvenlik kodu Mathverse sistemlerinde saklanmaz; bu bilgiler bankanın güvenli ödeme sayfasında işlenir. Sınav sırasında kamera, mikrofon veya ekran kaydı kullanılmaz; yüz tanıma yapılmaz ve hiçbir biyometrik veri ya da başka bir özel nitelikli kişisel veri işlenmez.

3. Çocukların verileri

Öğrencilerin verileri, öğrencinin velisi veya yasal temsilcisi tarafından sağlanır. Yalnız sınavın yürütülmesi ve sonuçların bildirilmesi için gerekli olan en az veri istenir. Öğrenci verileri reklam amacıyla kullanılmaz, profil çıkarılarak üçüncü kişilerle paylaşılmaz ve satılmaz. Sonuçlar ve yüzdelik dilim kamuya açık bir listede yayımlanmaz. Derece alan öğrencilerin adının ödül töreninde veya duyurularda kamuya açık biçimde kullanılması yalnız velinin o aşamada ayrıca vereceği açık rızaya bağlıdır; rıza verilmezse ad yayımlanmaz.

Sonuçlar, beceri raporu ve yüzdelik dilim veli panelinde veliye gösterilir; öğrenci kendi sonucunu veli panelinden velisiyle birlikte görür. Okul kodu veya okul adresiyle yapılan kayıtta veli ayrıca açık rıza verirse öğrencinin raporu, beceri karnesi ve analizleri o okulun yöneticisiyle de paylaşılır; rıza her zaman geri alınabilir. Bayiler sonuç ve rapor göremez.

Başka bir velinin çocuğunu kaydeden kişi o velinin ad ve e-posta bilgisini girer ve paylaşmadan önce o veliyi bilgilendirmekle yükümlüdür; hesap, rapor, karne ve sertifika yalnız o veliye iletilir; ödeyen bu sonuçları göremez. Bayi aracılığıyla kaydedilen öğrencinin velisine, hesap açılışında e-postayla bir koşul özeti iletilir: paket kapsamı, sınav tarihleri, cayma ve iade koşullarının bağlantısı ve bu aydınlatma metninin bağlantısı.

Velisi başka biri olan bir öğrenci kaydedildiğinde ödeme formunda “Bu öğrencilerin velilerini bilgilendirdiğimi beyan ederim.” beyanının işaretlenmesi zorunludur. Bu beyanı işaretleyen alıcı, kaydettiği her öğrencinin velisine, bilgilerini Mathverse’e iletmeden önce şunları bildirdiğini beyan eder: veri sorumlusunun Orijin Dijital Yayıncılık Ltd. Şti. olduğunu; öğrencinin adı soyadı ve sınıf düzeyi ile velinin adı soyadı, e-posta adresi ve verilmişse telefon numarasının sınav hizmetinin kurulması ve yürütülmesi amacıyla bu metinde açıklanan şekilde işleneceğini; veli hesabının bu e-posta adresine açılacağını ve girişin bu adrese ya da telefona gönderilen tek kullanımlık kodla yapılacağını; sonuç, rapor, karne ve sertifikanın yalnız veliye iletileceğini ve alıcının bunları göremeyeceğini; velinin bu aydınlatma metnine sitede her zaman ulaşabileceğini ve Kanun’un 11. maddesindeki haklarını 10. bölümde açıklanan yolla kullanabileceğini. Beyan, işaretlendiği tarih ve beyan metninin sürümüyle birlikte sipariş kaydında saklanır; beyan cümlesi değiştiğinde yeni bir sürüm numarası verilir ve her kayıtta alıcının onayladığı sürüm saklanır. Kendisine bilgi verilmediğini ya da kaydı istemediğini bildiren veli, Kanun’un 11. maddesindeki haklarını aynı yolla kullanabilir; başvurusu Kanun’un 13. maddesine göre sonuçlandırılır.

Velisi başka biri olarak kaydedilen bir öğrencinin velisi, kendisine haber verilmeden kayıt yapıldığını bildirerek talepte bulunursa: talep öğrenci online sınav oturumunu başlatmadan yapılmışsa o öğrencinin kaydı kapatılır, kişisel verileri silinir ve o öğrenci için ödenen tutarın tamamı (paket bedeli ile seçildiyse basılı sertifika bedeli; öğrenci sınava katılmadığı için sertifika henüz basılmamıştır) bedeli ödeyen alıcıya, ödemede kullanılan karta iade edilir. Öğrenci online sınav oturumunu başlattıktan sonra yapılan talepte bedel iade edilmez; velinin verilerin silinmesine ilişkin talebi Kanun’un 11. ve 13. maddelerine göre değerlendirilir. Her iki durumda da kanunen saklanması zorunlu kayıtlar (fatura, ödeme ve sözleşme kayıtları gibi) yalnız yasal süreleri boyunca saklanır.

4. Amaçlar ve hukuki sebepler

Ön kaydınızın alınması ve kayıt dönemi, ücretsiz deneme sınavı ve sezon tarihleri hakkında bilgilendirilmeniz, talebiniz üzerine sözleşmenin kurulmasından önceki adımlar için gerekli olduğundan Kanun m.5/2-c kapsamında işlenir.

Siparişin alınması, ödemenin tahsili, veli hesabının açılması, sınav cihazının eşlenmesi, online sınavın ve uygulama merkezlerinde basılı sınavın yapılması, cevapların puanlanması, beceri raporunun hazırlanması, Ulusal Final davetlerinin yapılması, dijital ve isteğe bağlı basılı sertifikanın düzenlenmesi, teslimi ve doğrulanması, itiraz ve destek taleplerinin yanıtlanması ve hizmete ilişkin zorunlu bildirimlerin (sipariş, ödeme, hesap, sınav saati, sonuç) gönderilmesi sözleşmenin kurulması ve ifası için gereklidir (m.5/2-c).

Okul ve bayi başvurularının değerlendirilmesi ve başvuru sahibiyle iletişime geçilmesi, başvuru sahibinin talebiyle sözleşme kurulmasından önceki adımlar için gereklidir (m.5/2-c).

Fatura, muhasebe ve mesafeli sözleşme kayıtlarının tutulması ile yetkili kurumların taleplerinin karşılanması hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için gereklidir (m.5/2-ç).

Sınav güvenliğinin sağlanması, kural ihlali ve kopya şüphelerinin incelenmesi, sistem güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi, hizmetin iyileştirilmesi için anonim istatistik üretilmesi meşru menfaatimiz için gereklidir ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermeyecek ölçüde yürütülür (m.5/2-f). İtiraz ve uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli kayıtlar m.5/2-e kapsamında saklanır.

Kampanya ve duyuru niteliğindeki ticari elektronik iletiler, sitede çerez onayıyla çalışan reklam ölçümü (Meta ve Google çerezleri; bu verilerin yurt dışındaki sunucularda işlenmesi dahil), derece duyurularında öğrencinin adının kamuya açık kullanımı, okul kodu ile yapılan kayıtta öğrencinin raporunun okul yöneticisiyle paylaşılması, yapay zekâ destekli beceri karnesi için kimliksizleştirilmiş sonuç özetlerinin yurt dışındaki yapay zekâ hizmetiyle işlenmesi (bu hizmet açıldığında) ve isteğe bağlı Uluslararası Final için yurt dışına aktarım yalnız açık rızanıza dayanır (m.5/1, m.9). Bu onayları vermemeniz sınava katılımı etkilemez ve onayınızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

5. Verileri kimlere aktarıyoruz?

Veriler, görevleriyle sınırlı olmak üzere yetkili personelimize; ödemenin alınması ve iadesi için bankaya (VakıfBank sanal POS hizmeti); sistemin çalışması için gerekli altyapı hizmet sağlayıcılarına, yani ağ güvenliği ve form doğrulaması için Cloudflare’e, işlemsel e-postaların ve giriş kodlarının gönderimi (Amazon SES) ve kurumsal e-posta hizmeti (Amazon WorkMail) için Amazon Web Services’e; giriş kodlarının ve hizmet bildirimlerinin WhatsApp ile gönderilmesi hizmete açıldığında telefon numarası ve ileti içeriğiyle sınırlı olarak WhatsApp hizmetini sunan Meta Platforms Ireland Ltd.’ye, SMS ile gönderilmesi hizmete açıldığında aynı bilgilerle sınırlı olarak SMS hizmet sağlayıcısına (NetGSM); basılı sınav ve Ulusal Final’de yoklama için gerekli öğrenci adı ve sınıf bilgisiyle sınırlı olarak uygulama merkezi okullara ve gözetmenlere; isteğe bağlı basılı sertifika seçildiyse ya da basılı sınav evden yapılacaksa teslimat için alıcının adı, adresi ve telefonuyla sınırlı olarak kargo şirketine; kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercilerine talepleri hâlinde aktarılabilir.

Bayi aracılığıyla kaydedilen öğrencinin adı, sınıfı ve sınava başlayıp başlamadığı bilgisi, bayi panelinde o bayiye gösterilir; bayi puan, rapor veya sıralama göremez. Okul kodu veya okul adresiyle kaydedilen öğrencinin adı, sınıfı ve sınava katılım durumu, sınavın uygulama merkezi olan okulda yürütülmesi için gerekli olduğundan (m.5/2-c, m.8) okul panelinde o okulun yöneticisine gösterilir; velinin açık rızası olmadan okula puan veya rapor gösterilmez. Öğrencinin raporu, beceri karnesi ve analizleri okul yöneticisiyle yalnız velinin ayrıca verdiği açık rızayla ve rıza geri alınana dek paylaşılır. Okul, velinin e-posta adresini, telefonunu, adresini ve ödeme bilgisini görmez. Okul, sınav uygulama merkezi olarak kendi öğrenci kayıtları bakımından ayrı bir veri sorumlusudur ve kendisine aktarılan verileri yalnız bu amaçla işler. Bayiler bu verileri Orijin adına, onunla yaptıkları veri işleyen sözleşmesiyle sınırlı olarak işler.

Yapay zekâ destekli beceri karnesi hizmete açıldığında ve veli buna açık rıza verdiyse, karne anlatısının hazırlanması için öğrencinin yalnız sınıf düzeyi ve sonuç özetleri yurt dışındaki bir yapay zekâ hizmet sağlayıcısına iletilir. Bu iletide öğrencinin adı, okulu, ili, kimlik bilgisi ve velinin iletişim bilgileri yer almaz (kimliksizleştirme); ad yalnız Mathverse sistemlerinde rapora eklenir. Rıza verilmezse karne, yapay zekâ kullanılmadan, önceden belirlenmiş kurallarla hazırlanan standart anlatıyla verilir ve hiçbir veri yapay zekâ hizmet sağlayıcısına iletilmez; sınav sonucu ve beceri raporu bundan etkilenmez.

Video çözümlerin ve sesli okumaların seslendirilmesi için seslendirme hizmet sağlayıcısına (ElevenLabs) yalnız soru ve çözüm metinleri gönderilir; bu hizmete öğrenci veya veli verisi gönderilmez.

AMS Foundation’a varsayılan olarak hiçbir veri aktarılmaz. Veri aktarımı, yalnız velinin isteğe bağlı Uluslararası Final’e katılmak için ayrıca başvurması ve açık rıza vermesi hâlinde, başvuru için gereken verilerle sınırlı olarak yapılır. Sertifikanın AMS Foundation sitesinde doğrulanması hizmete açıldığında, doğrulama sorgusu ziyaretçinin tarayıcısından doğrudan Mathverse’e gelir ve AMS Foundation sunucusuna veri aktarılmaz. Bayiler öğrenci sonuçlarını ve beceri raporunu göremez. Veriler satılmaz; hesap, öğrenci ve sınav verileri reklam ağlarıyla paylaşılmaz. Sitede yalnız açık onay verilirse reklam ölçümü için çerez tanımlayıcıları ve gezinme bilgisi Meta ve Google’a iletilir (bkz. Gizlilik ve Çerez Politikası).

6. Yurt dışına aktarım

Uygulama ve veritabanı şirketimizin kontrolündeki sunucularda çalışır. Ancak Cloudflare ve Amazon Web Services hizmetlerinin niteliği gereği bazı veriler (ör. IP adresi, tarayıcı bilgisi, e-posta adresi ve e-posta içeriği) yurt dışındaki sunucularda işlenebilir. Bu aktarım yalnız hizmetin çalışması için zorunlu altyapı hizmetleriyle sınırlıdır ve Kanun’un 9. maddesinde öngörülen şartlara, özellikle Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca ilan edilen standart sözleşme gibi uygun güvencelerden birine dayanılarak yapılır.

Giriş kodlarının WhatsApp ile gönderilmesi hizmete açıldığında telefon numarası ve ileti içeriği; yapay zekâ destekli beceri karnesi hizmete açıldığında kimliksizleştirilmiş sonuç özetleri de yurt dışındaki sunucularda işlenebilir. Bu aktarımlar da Kanun’un 9. maddesindeki şartlara dayanılarak yapılır; yapay zekâ karnesi için aktarım velinin açık rızasına bağlıdır.

7. Verileri nasıl topluyoruz?

Veriler; sitedeki ön kayıt ve sipariş formlarından, veli panelindeki işlemlerden, bayilerin bayi panelinden yaptığı kayıtlardan, online sınav ekranından, basılı sınav ve Ulusal Final’deki yoklama ve cevap kâğıtlarından, okul ve bayi başvuru formlarından, destek talepleri ve e-posta yazışmalarından elektronik veya yazılı yolla, otomatik ya da kısmen otomatik yöntemlerle toplanır.

8. Saklama süreleri

Aşağıdaki süreler hukuki inceleme sonucunda güncellenebilir. Ön kayıt verileri, sipariş verilmezse 2026–27 sezonunun sona ermesinden itibaren en geç bir yıl içinde silinir veya anonim hâle getirilir. Online sınav cevapları ve oturum kayıtları, itiraz ve kural ihlali incelemeleri için sezonun sona ermesinden itibaren iki yıl saklanır. Sonuçlar ve beceri raporu veli hesabı açık olduğu sürece, hesap kapatıldıktan sonra ise en fazla iki yıl saklanır. Optik formların ve cevap kâğıtlarının görüntüleri (okulda taranan ya da velinin evden yüklediği fotoğraflar) okuma ve itiraz için tutulur ve sonuçların ilanından itibaren 90 gün sonra silinir; bu görüntülerden okunan cevaplar ve sonuçlar yukarıdaki iki yıllık süreye tâbidir.

Fatura ve ödeme kayıtları Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca on yıl; mesafeli sözleşme ve onay kayıtları mevzuatın öngördüğü süre boyunca (en az üç yıl); ticari ileti onay kayıtları onayın sona ermesinden itibaren üç yıl; destek talepleri talebin kapanmasından itibaren iki yıl; sistem güvenliği kayıtları en fazla iki yıl saklanır. Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. Güvenlik

Veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir; parolalar geri çevrilemez biçimde saklanır; yönetim paneline erişim rol bazlı yetkilendirmeyle sınırlandırılır ve yapılan işlemler kayıt altına alınır.

10. Haklarınız ve başvuru yolu

Kanun m.11 uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, Kanun’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Veli, çocuğu adına da bu haklarını kullanabilir.

Başvurunuzu, kimliğinizi doğrulamaya yetecek bilgilerle sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine e-posta göndererek ya da satıcının posta adresine ıslak imzalı yazılı dilekçeyle iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.